UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS
CARRERA DE CONTADURIA PUBLICA
INSTITUTO DE INVESTIGACION DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS
Y AUDITORÍA
UNIDAD DE POST GRADO
“MONOGRAFIA”
MAESTRIA EN AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y CONTROL DE GESTION
“DIPLIMADO DE AUDITORÍA INTEGRAL”
TEMA: ANALISIS Y DIAGNOSTICO DEL PROCEDMIENTO ESPECIFICO
DE DISPOSICION DE ACTIVOS
FIJOS EN LA CENTRAL DE
ABASTECIMIETNOS Y
SUMINISTROS DE SALUD – CEASS
POSTULANTE: ANDRES FERNANDO URIA PALMA
TUTOR: Dr LIBARDO TRISTANCHO Ph D
LA PAZ - BOLIVIA
2018
I
DEDICATORIA
La presente monografía de
investigación va dedicada
a mi Madre Martha Palma
Rojas y mi Padre Fernando
Uría Pinilla quiénes
supieron guiarme por el buen
camino, darme fuerzas
para seguir adelante y no
renunciar ante los
problemas que se presentaban,
enseñándome a encarar las
adversidades sin perder
nunca la dignidad ni
quebrantarme en el intento.
II
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a la
Virgen María Auxiliadora que
con su manto me ha
protegido desde el día que la
acepte en mi corazón, y
que ha estado conmigo en las
buenas y en las malas, en
las noches más frías y por
eso se lo debo todo a
ella ya que a pesar de mis errores
en esta vida supo
perdonarme y comenzar
nuevamente
III
RESUMEN ABSTRACT
El presente análisis y
diagnostico del procedimiento especifico de disposición de activos fijos
se realizó a la falta de
inexistencia de dicho procedimiento implantado en la entidad, el cual
coadyuvara a dar
cumplimiento a normativa vigente.
Procedimiento que
constituirá un elemento básico del control interno porque permitirá a la
Máxima Autoridad
Ejecutiva como también a la unidad Administrativa Financiera controlar y
realizar un seguimiento
de todas las operaciones y actividades realizadas por el Área de Activos
Fijos de quien dependen
los responsables de su administración. Con el trabajo efectuado se
lograra establecer
información actualizada e inmediata sobre la existencia de los activos fijos de
acuerdo a las necesidades
y requerimientos basados en normativa legal vigente.
IV
RESUMEN ABSTRACT
The present analysis and
diagnosis of the specific procedure of disposition of fixed assets was
made due to the lack of
non-existence of said procedure implemented in the entity, which will
help to comply with
current regulations.
Procedure that will
constitute a basic element of internal control because it will allow the
Maximum Executive
Authority as well as the Financial Administrative Unit to control and
monitor all the
operations and activities carried out by the Fixed Asset Area on which the
persons responsible for
its administration depend. With the work carried out, it will be possible
to establish updated and
immediate information on the existence of fixed assets according to the
needs and requirements
based on current legal regulations.
INDICE
1. INTRODUCCIÓN 1
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3
2.1 Formulación del problema 3
3. OBJETIVOS 3
3.1 Objetivo General 3
3.2 Objetivos Específicos 3
4. JUSTIFICACIÓN 4
4.1 Metodología de la investigación 4
4.1.1 Método Descriptivo 5
4.1.2 Método de observación 5
4.1.3 Método Explicativo 5
4.2 Técnicas de investigación 6
4.2.1 Observación Directa 6
4.2.2 Entrevista 6
4.2.3 Inspección de la documentación 6
4.3 Fuentes de información 6
4.3.1 Fuentes primarias 6
4.3.2 Fuentes Secundarias 7
5 MARCO TEÓRICO 7
5.1 Definición de conceptos 8
5.1.1 Activos 8
5.1.2 Activo Fijo 8
5.1.3 Activo tangible 9
5.1.4 Activo intangible 9
5.1.5 Control de activos 10
5.1.6 Codificación 10
5.1.7 Disposición de Activos Fijos 11
6.1 Enfoque 12
6.2 Diseño 13
6.3 Método 13
6.4 Técnicas e Instrumentos 13
6.4.1 Pasos del diagnóstico 14
6.4.2 Cuestionario 14
6.4.3 Entrevista 14
6.4.4 Flujogramas 15
6.4.5 Análisis de información 15
6.4.6 Análisis de la Información Recopilada 15
7. MARCO PRACTICO 16
7.1 Propuesta 16
7.1.1 Responsabilidad 17
7.1.2 Procedimiento 18
7.2 Procedimiento previo para la disposición de bienes 19
7.3 Disposición temporal 22
7.3.1 Arrendamiento 22
7.3.2 Préstamo de uso o comodato 24
7.4 Disposición definitiva 25
7.4.1 Enajenación 25
7.4.2 Donación 26
7.5 Enajenación a título oneroso 28
7.5.1 Remate por concurso de propuestas 28
7.5.2 Remate por puja abierta 31
7.5.3 Permuta 32
7.6 Baja de activos fijos 34
7.6.1 Baja por hurto robo o pérdida fortuita 34
7.6.2 Baja por mermas 36
7.6.3 Baja por inutilización y obsolescencia 37
7.6.4 Baja por siniestro 39
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 41
8.1. Conclusiones 41
8.2. Recomendaciones 42
1
1. INTRODUCCIÓN
El presente análisis
tiene como fin evaluar y determinar la eficacia de procesos fundamentales
para la disposición y
control del manejo de Activos fijos en la Central de Abastecimientos y
Suministros de Salud.
La Ley 1178 Sistema de
Administración y Control Gubernamental SAFCO, menciona que los
sistemas de
Administración y Control Gubernamental se aplicaran a todas las entidades del
sector público.
Sin excepción, tomando en
cuenta también que el sistema de organización administrativa se
definirá y ajustará en
función a la programación de operaciones evitando la duplicidad de
objetivos y atribuciones
mediante la adecuación fusión o supresión de las entidades, en
seguimiento de los
preceptos: la cabeza del sector, adoptando políticas, normas y vigilará la
ejecución y cumplimiento
en función a los sistemas de administración.
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud – CEASS, fue creada por Resolución
Ministerial N°0600 de
fecha 4 de julio de 1990 como institución descentralizada, con autonomía
de gestión
administrativa, técnica y financiera, regida por la Ley General del Trabajo,
Ley
SAFCO 1178, estatuto
orgánico y demás disposiciones legales que regulan el funcionamiento
de las instituciones
públicas.
El 16 de diciembre de
2000, se establece la estructura organizacional de las CEASS bajo el
Decretos Supremo N°25987,
y se la ubica dentro de la LOPE y sus disposiciones reglamentarias,
como institución pública
descentralizada con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía
administrativa financiera
técnica y con competencia de ámbito nacional bajo tuición del
Ministerio de Salud.
Posteriormente mediante
decreto supremo N°26601 del 20 de abril de 2002, modifica el Decreto
Supremo 25987 en sus
artículos 20, 21 22 sobre la estructura de la CEASS, así como el Articulo
23 referente al criterio
de desconcentración de la institución, además, como punto de mayor
importancia se modifica
el artículo 26 que decreta la ejecución de sus recursos financieros.
2
EL D.S. 27943, que tiene
por objeto establecer la adecuación de organización y funcionamiento
de la Central de
Abastecimientos y Suministros de Salud - CEASS, a la actual estructura
organizacional de
funcionamiento del Poder Ejecutivo, en el marco de la Ley No 2446 de 19 de
marzo de 2003 - Ley de
Organización del Poder Ejecutivo y sus disposiciones reglamentarias.
En la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud se pudo evidenciar muchas falencias
que causan una mala
disposición de los activos fijos como ser la falta de control en la asignación
de bienes, inventario
inadecuado, almacenamiento incorrecto, mal estado de conservación,
obsolescencia, pérdida,
robo o hurto; que causan un daño significativo en la entidad.
Al momento de realizar el
inventario de los activos fijos en desuso, dentro de su depósito se
verifico gran cantidad de
activos que no se encontraban clasificados según su estado de bueno,
regular o malo, también
se observó activos sin codificación ya que no se conoce con certeza si
los bienes que se
encuentran físicamente o no corresponden a los registros de inventarios
anteriores de la
institución.
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud, al no contar con procedimientos
oportunos y adecuados
sobre el control de los activos fijos, podría presentar pérdidas, robos,
hurtos; aspectos que
generan responsabilidad según el D.S. 23318-A (Reglamento de la
Responsabilidad por la
Función Pública); pues al no existir espacios físicos específicos podría
ocasionar un descontrol
sobre los activos fijos dentro de la entidad.
Es importante mencionar
que la ejecución de sistemas de control sobre los activos fijos dentro
de la central de
abastecimiento y suministros de salud “CEASS”, es una condición necesaria,
como indica la ley 1178
(SAFCO), que evalúa el grado de cumplimiento y eficacia de los
sistemas de
administración y de los instrumentos de control interno previo que se aplica en
todas
las áreas de la entidad.
Por lo tanto, se identifica aspectos relacionados al sistema de control
interno en el rubro de
activos fijos en base al sistema de administración de bienes y servicios.
3
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dentro de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud No se pudo evidenciar un
procedimiento específico
actualizado y eficiente para la disposición sobre sus activos fijos, ya
que al aplicarlos de
manera adecuada nos proporciona seguridad sobre la información necesaria
con respecto a la
perdida, hurto, robo, daño, obsolescencia y manejo en general de los mismos.
2.1 Formulación del problema
¿De qué manera el
procedimiento sobre la disposición de activos fijos permitirá a la Central de
Abastecimiento y
Suministros de Salud tomar una decisión en relación a la disposición de estos
bienes sin uso, dañados,
obsoletos, que ocupan espacio físico innecesario?
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
El objetivo general es
realizar un análisis de la disposición de los activos fijos y que, en base a
un conjunto
interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y
administrativos,
genere una correcta
decisión sobre el destino de los bienes, cuando éstos no son ni serán
utilizados en la Central
de Abastecimiento y Suministros d Salud.
3.2 Objetivos Específicos
➢ Evaluar el estado de los activos fijos que cumplieron su vida
útil, y su respectivo revaluó
técnico
➢ En coordinación con la Máxima Autoridad Ejecutiva determinar
mediante resolución
administrativa, informes
técnicos y actas de conformidad, la disposición de los activos
fijos.
➢ Considerar la recuperación de las partes, accesorios y
componentes que sean útiles para
la entidad o que
signifiquen retorno económico.
4
➢ Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o
salvaguarda de estos bienes.
➢ Identificar con códigos de barras los bienes muebles y equipos
sujetos a la disposición.
➢ Verificar que el revaluó técnico de los activos fijos que se ha
identificado para la
disposición estén de
acuerdo a normas vigentes.
➢ Que la exposición y presentación de los activos fijos bienes
muebles en los estados
financieros de la central
de abastecimientos y suministros de salud y el sistema v.SIAF
revele adecuadamente la
información contenida en relación a los bienes para la
disposición.
➢ Evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido.
➢ Determinar las actividades, registros, plazos y responsables
para efectuar la disposición
y la baja de los activos
fijos bienes muebles.
4. JUSTIFICACIÓN
El análisis del
procedimiento especifico de la disposición de Activos Fijos determinara si los
mismos, se desarrolla de
manera eficiente, eficaz que se enmarque en el cumplimiento de las
normas y reglamentos del
sector público.
4.1 Metodología de la investigación
Los métodos a utilizar en
el presente trabajo serán: el método inductivo, método descriptivo,
método de observación y
método explicativo que nos permitirá reunir la información de manera
útil oportuna y
seleccionada, que coadyuva a la realización de un diagnóstico, del que se
vislumbró las necesidades
de la entidad.
5
4.1.1 Método Descriptivo
Se busca identificar los
elementos y características que causan deficiencias en la elaboración y
ejecución de las
operaciones del área de activos fijos, de manera que se pueda optimizar los
procedimientos,
proponiendo soluciones para mejorar la evaluación de los activos fijos, con la
corrección y elaboración
de la misma.
4.1.2 Método de observación
Es uno de los métodos de
la investigación que no trabaja con lo subjetivo, sino más bien con
una situacional real,
clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con
algún esquema previsto y
de acuerdo a los aspectos a evaluar.
Este tipo de
investigación permite observar el proceso de control que se aplica en los
activos
fijos, en la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud.
Mediante la observación,
también se puede dar juicios esenciales sin caer en opiniones erróneas,
ya que la observación
directa facilita la captación de actitudes propias de las personas
involucradas en el
problema, es decir la forma en la que se aplican los procesos de control.
4.1.3 Método Explicativo.
Se aplicará el método
explicativo debido a que se hizo un análisis mediante prueba estadística
para detectar las
falencias y evaluar el manejo de los activos fijos.
Los estudios explicativos
buscan encontrar las razones o causas que provocan ciertos
fenómenos. Estos métodos
van a coadyuvar para evaluar el funcionamiento de la institución en
los procesos de manejo de
bienes.
6
4.2 Técnicas de investigación
Se empleará la siguiente
técnica de investigación para obtener una buena información.
4.2.1 Observación Directa
Esta técnica de
observación es importante, ya que seremos nosotros mismos quienes podamos
palpar claramente el
contexto en la que se encuentran los activos fijos, además que por medio
esta técnica podemos ver
de manera directa la problemática y el impacto que provocará la
propuesta tanto en el
nivel económico y de servicio, ya que al momento de desarrollar unos
buenos procesos se puede
prever buenos resultados para la entidad.
4.2.2 Entrevista
Uno de los instrumentos
más utilizados para una investigación, el propósito del presente trabajo
será realizar entrevistas
personales de forma preliminar a funcionarios relacionados con activos
fijos, ya que manejan
información sobre los activos fijos.
4.2.3 Inspección de la documentación
Se realizará la
verificación de la documentación: Para obtener información apropiada y
suficiente sobre la
existencia de los activos fijos.
4.3 Fuentes de información
4.3.1 Fuentes primarias
Como fuente primaria se
tomará: Recolección de datos sobre los activos fijos en base al Sistema
de Información de Activos
Fijos (vSIAF), documentación obtenida de la institución (CEASS)
referente a los activos
fijos y de las áreas involucradas en coordinación con los responsables de
los mismos dentro de la
entidad.
7
4.3.2 Fuentes Secundarias
Como fuente secundaria
nos apoyaremos en la Ley de administración y control, gubernamental
(LEY 1178) y al Decreto
181 Normas Básicas Del Sistema De Administración De Bienes Y
Servicios que
proporcionan información relacionada a la disposición de los activos fijos.
5 MARCO TEÓRICO
El marco teórico implica
un análisis y discernimiento de la teoría existente para su aplicabilidad
en el trabajo que se va
emplear, de tal manera que la efectividad durante su progreso vaya
adecuándose a los
requerimientos del mismo.
Ante la ausencia de los
mecanismos prácticos de control consideramos que la Catalogarían
asignando códigos para
activos fijos ayudará a corregir las falencias existentes.
Para el análisis del
procedimiento de disposición de activos fijos se tomará en cuenta conceptos
técnicos, normas legales
y disposiciones vigentes.
El inventario y será un
instrumento que exprese los procedimientos de control, buscando que
las actividades sean
integradas y coordinadas para el logro de los objetivos institucionales de la
Central de
Abastecimientos y Suministros de Salud, específicamente de los Activos Fijos
Bienes
Muebles.
El presente análisis y
diagnóstico sobre el procedimiento especifico de “Disposición de Activos
Fijos” en la Central de
Abastecimientos y Suministros de Salud – CEASS, se realizo a partir de
la ausencia de dichos
procedimientos que entorpecen las operaciones de la entidad, este
procedimiento se enmarca
principalmente en las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios –
Decreto Supremo N 181.
8
5.1 Definición de conceptos
5.1.1 Activos
Uno de los componentes
mas importantes de una organización, para este caso de estudio la
Central de Abastecimiento
y Suministros de Salud -CEASS son los ACTIVOS, que podemos
definirlo de la siguiente
manera:
Son recursos de una
propiedad en una institución, susceptibles de valoración monetaria que se
espera beneficie las
operaciones futuras, los activos pueden tener forma física definida como los
edificios, maquinarias o
mercancía. De otras partes, algún activo no es existen en forma física o
tangible, pero en forma
de títulos valores derechos reales3.
También podemos definir
al activo de una entidad como bienes, derechos y privilegios que se
pueden clasificar en
activos fijos, para su utilización en las operaciones cotidianas de cualquier
institución, ya que estos
activos no están destinados exclusivamente a las ventas.
5.1.2 Activo Fijo
Se denomina activo fijo
aquellos bienes de carácter duradero, con un tiempo de vida útil superior
a un año, pero no así una
vida útil indefinida, también se puede decir que este activo fijo está
compuesto por un valor
relativamente significativo.
Estos activos fijos
pueden comprenderse en inmuebles, equipo de oficina, maquinaria de
producción, y otros
similares, adquiridos por las entidades, también pueden ser adquiridos en
calidad de donación o
transferencia.
Estos activos fijos
pueden comprenderse en inmuebles, equipo de oficina, maquinaria de
producción, y otros
similares, adquiridos por las entidades, también pueden ser adquiridos en
calidad de donación o
transferencia.
3 Víctor Bernal Andrade
Espejo, Administración de Activos Fijos, Pág. 6.
9
Podemos mencionar también
que estos no se agotan en su primer uso, ni cambian de forma, y
su incorporación a la
entidad se realiza con el propósito de emplearlos en las operaciones propias
de la entidad con el fin
de cumplir los objetivos institucionales y obtener los resultados deseados.
Para ser considerado un
activo fijo estos presentan las siguientes características:
✓ Que sea de carácter duradero, por ejemplo, los edificios,
muebles, equipos, maquinaria,
que cumplan una función
durante una cantidad de años de vida útil, (D.S. 24051)
o Que este destinado al uso en las operaciones cotidianas de la
entidad que coadyuven a
cumplir objetivos
institucionales.
El principal objetivo de
un activo fijo es cumplir de manera eficaz las operaciones demandadas
por sus operadores
(funcionarios públicos) en el desarrollo de operaciones cotidianas de la
entidad y así de esa
manera coadyuvar al cumplimiento de objetivos institucionales.
5.1.3 Activo tangible
Un activo es tangible
como su nombre lo indica es palpable y ocupa un lugar, razón por la cual
se pueden ver, tocar,
pensar, guardar, etc. Además de tener un valor monetario, estos activos
sufren depreciaciones y
agotamiento.
En contabilidad, los
activos tangibles se introducen en la cuenta propiedades, planta y equipo.
Los activos tangibles que
tengan una vida útil estimada de más de un año, se deberá realizar el
proceso de amortización
para repartir el importe del activo entre todos los años de su vida útil,
en lugar de asignar la
totalidad del gasto al momento en que ha sido comprado.
5.1.4 Activo intangible
Lo contrario de un activo
tangible es un activo intangible y a pesar de no tener forma física, los
activos intangibles son
recursos muy valiosos para las entidades, siendo estos recursos que
10
pertenecen a la entidad y
que pueden generar una gran ventaja competitiva si son correctamente
gestionados.
Al conjunto de activos
intangibles de los que dispone una entidad en un momento determinado
se le conoce como capital
intelectual, ya que generan un gran valor gracias al conocimiento y
habilidades de los
funcionarios públicos, La mayoría de los activos intangibles no están
reflejados contablemente
en los estados financieros tradicionales de las entidades, ya que estos
son difíciles de
cuantificar.
5.1.5 Control de activos
El control de los activos
fijos en una entidad está orientado a su protección teniendo un sistema
de control adecuado que
incluye las siguientes características:
- Asignar responsabilidad
por la custodia de los activos con respecto a los documentos
de respaldo
- Establecer medidas de
seguridad para evitar robos
- Proteger los activos de
las inclemencias naturales
- Tener seguros adecuados
contra pérdidas totales
- Capacitar al personal
operativo en el uso apropiado de los activos mantener un
programa de mantenimiento
para los activos.
5.1.6 Codificación
La codificación de
activos fijos se refiere al procedimiento técnico mediante el cual los datos se
transforman en símbolos,
generalmente en números y letras de modo tal que puedan tabularse
controlarse, en un
instrumento importante para el control.
Debe organizarse de
manera tal que brinde información clara de acuerdo al requerimiento de la
institución. Para llevar
un control efectivo de los activos fijos, la codificación de los activos
consiste en asignar un
símbolo para su clasificación y su ubicación.
11
5.1.7 Disposición de Activos Fijos
La disposición de activos
fijos desde el punto de vista administrativo se refiere a la toma de
decisiones sobre el
destino de los bienes de uso institucionales que no son, ni serán utilizados
por las entidades
públicas, aplicando un conjunto interrelacionado de principios, elementos
jurídicos, técnicos y
administrativos que viabilizan el proceso.
Una de las principales
causas de la disposición de activos fijos es el cumplimiento de su vida
útil, el cual
posteriormente se almacenara se almacena, este problema viene ocurriendo desde
la
creación de la
institución la cual fue almacenando activos fijos obsoletos generando gastos
insulsos de
almacenamiento.
Según artículo 134° del
D.S. N° 29190, el subsistema de Disposición de Bienes, es el conjunto
interrelacionado de
principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos relativos a la
toma de decisiones sobre
el destino de los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad,
cuando éstos no son ni
serán utilizados por las entidades públicas.
Este subsistema tiene
como objetivos:
i) Recuperar total o
parcialmente la inversión.
ii) Evitar gastos
innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda.
iii) Evitar la
acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido
iv) Evitar la
contaminación ambiental por la generación de residuos sólidos
v) Se encuentra fuera del
alcance de las presentes Normas
vi) Los bienes de dominio
público
vii) Los bienes de
dominio público y patrimonio institucional regulados en el artículo N°
86 de la Ley N° 2028 del
28 de octubre de 1999 de municipalidades.
viii) Los bienes
destinados a la prestación de un servicio público.
ix) Material bélico de
las fuerzas armadas.
x) Los bienes declarados
patrimonio histórico y cultural.
12
xi) Los bienes adquiridos
por el Estado para cumplir actividades específicas de inversión
financiera y estratégica
a cargo del fondo del desarrollo del sistema financiero y de
apoyo al sector
productivo- FONDESIF.
En la CEASS, no existe el
procedimiento especifico de disposición de activos fijos, pese a que
normativamente está
establecido, pudiendo destinar muchos muebles, enseres y equipos de
computación (activos
fijos) en calidad de donación a unidades educativas.
Con el transcurso del
tiempo y la corrupción en el sector público ha ocasionado que las
direcciones de las
entidades estatales no se atrevan disponer dichos activos fijos porque pueden
ser considerados como
apropiación de recursos del estado y considerado como daño económico
al estado.
6.1 Enfoque
El diagnóstico fue
realizado en el área de Activos Fijos, Unidad Administrativa Financiera de
la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud (CEASS) dependiente de la Ministerio de
Salud.
Este es el centro de
estudio y tiene la finalidad de determinar la situación actual para obtener
información que nos
permita conocer y analizar los procedimientos de disposición de activos
fijos bienes muebles con
los que cuenta la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud,
Es decir, si están
establecidos formalmente en documentos aprobados por la máxima autoridad
y otros que nos
proporcionen un panorama completo y real que servirá para diseñar y completar
como una propuesta de
implementación un procedimiento de disposición para lograr los
objetivos de la
institución.
Analizar y determinar la
situación actual de los diferentes procedimientos de disposición del
área de Activos Fijos de
la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud (CEASS), con
relación al manejo de
bienes de acuerdo a la norma del Sistema de Administración de Bienes y
13
Servicios (SABS) y
determinar la existencia de los instrumentos de organización y el grado de
conocimiento y aplicación
por parte de los funcionarios.
6.2 Diseño
Se toma como universo o
población al área de Activos Fijos y también así a las diferentes
regionales con las que
cuenta la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud.
Según la información
proporcionada por la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud
(CEASS) se tiene un
funcionario trabajando en el área de activos fijos y once Jefes en las
regionales, considerando
este número como la población o universo, los cuales se constituyen
en el objeto de estudio.
6.3 Método
En el diagnóstico que se
realiza, el universo representativo no supera a los sesenta y ocho
elementos es por esta
razón que no se realiza el cálculo y se aplica un censo promedio de
entrevistas y encuestas.
El área de activos fijos
está conformada por la siguiente área, la misma que fue tomada en cuenta
por el diagnóstico.
Sujeto de estudio es el
funcionario encargado del área de activos fijos y los Jefes de las diferentes
regionales a nivel
nacional con las que cuenta la CEASS.
6.4 Técnicas e Instrumentos
Los instrumentos de
estudios empleados corresponden a la aplicación de técnicas de
investigación como ser
cuestionarios, la realización de entrevistas, observación, la investigación
documental, obteniendo a
través de ellos información más amplia para determinar el problema
de disposición con
relación al Área de Activos Fijos de la CEASS.
14
6.4.1 Pasos del diagnostico
Los pasos del diagnóstico
son los siguientes:
- Investigación
documental e investigación de campo
- Análisis de
información.
Investigación documental
e investigación de campo
La investigación
documental e investigación de campo, nos proporciona información sobre
cómo se realiza la
disposición de activos fijos bienes muebles.
La recopilación de la
información, se inició mediante la investigación documental
proporcionada por el área
de activos fijos, que sirvió como punto de partida para la elaboración
de la propuesta.
Para la recopilación de
datos se utilizó las siguientes técnicas.
6.4.2 Cuestionario
Para llevar a cabo los
cuestionarios se diseñaron formularios de revelamiento, de los cuales
fueron dirigidos al
encargado del área de activos fijos.
6.4.3 Entrevista
Para completar y cruzar
la información obtenida se realizó entrevistas al encargado del Área
Activos Fijos de la
Unidad y se tomaron en cuenta a los encargados de los diferentes regionales
que tenían conocimiento
acerca de los objetivos, actividades y procedimientos que se realizan
en las respectivas
dependencias.
15
6.4.4 Flujogramas
Se emplea Flujogramas con
el objeto de revelar la secuencia de los procedimientos en la
disposición de activos
fijos bienes muebles.
Esta técnica permitirá
además determinar no solo el procedimiento sino la relación y
coordinación con la
unidad de contabilidad.
6.4.5 Análisis de información.
Se procede al análisis de
los resultados que nos permite realizar las conclusiones y
recomendaciones para el
análisis del procedimiento especifico de disposición de activos fijos
bienes muebles en la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud (CEASS).
6.4.6 Análisis de la Información Recopilada
El diagnostico se realiza
con la finalidad de determinar la situación actual de los procedimientos
de disposición sobre
activos fijos de la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud
(CEASS), en la unidad
Administrativa Financiera – Área de Activos Fijos, es decir si están
formalmente con
documentos aprobados por la Máxima Autoridad Ejecutiva.
El análisis de la
información generada a través de cuestionario y entrevistas se desarrolló en
base a los objetivos
trazados inicialmente, tomando en cuenta los siguientes.
Este diagnóstico, permite
determinar las fortalezas y debilidades existentes en la Administración
de este sistema.
Se aplica la matriz FODA
para este análisis.
Esta matriz refleja un
listado de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se
identificó en el área de
Activos Fijos, luego de haber aplicado las técnicas de investigación a
16
través de la recolección
de la información por distintos medios, y se concluye con el siguiente
esquema.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES.
Existe un sistema de
codificación de activos
fijos.
Las leyes, reglamentos
específicos y otros son
de apoyo para los
encargados del área de
activos fijos de la CEASS.
Cuenta con formularios
para la realización de
inventarios.
El inventario de activos
fijos facilita la
elaboración de un
procedimiento para una
correcta disposición.
Cuenta fijos (vSIAF). con
un sistema de inventario de activos
Se puede elaborar
procedimientos actualizarlos.
Existe un sistema
computarizado para el control
de altas, bajas
actualización y depreciaciones.
No se cuenta con un
procedimientos de
disposición de activos
fijos actualizado
En caso de pérdida, robo o
hurto de activos
no se podrá identificar a
los responsables.
Falta de controles sobre
los activos fijos.
No se podrá identificar
las responsabilidades en
el manejo de los activos
fijos por parte de los
funcionarios.
No cuenta con una oficina
para la custodia
de los bienes a disponer y
almacenamiento de
los mismos.
El responsable de activos
fijos no podría tener
control del retiro de los
bienes.
7. MARCO PRACTICO
7.1 Propuesta
Este procedimiento es de
aplicación obligatoria en todas las áreas funcionales de la Central de
Abastecimiento y
Suministros de Salud, siendo responsables de su cumplimiento la Unidad
Administración Financiera
a través del Encargado de Activos Fijos.
Las normas y
disposiciones legales en las que se basa el presente procedimiento son:
- D.S. N° 181 del Sistema
de Administración de Bienes y Servicios.
17
- D.S. N° 29190 que
regula las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes
y Servicios.
- D.S. 23318-A que regula
la responsabilidad por la función pública. Ley 1178 de
Administración y Control
Gubernamental.
- Ley 1178 de
Administración y Control Gubernamental.
7.1.1 Responsabilidad
Tal como establece la Ley
No 1178 y sus reglamentos, la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE)
de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud es la responsable por la implantación
del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, y por tanto del Subsistema de
Disposición,
así como también es
responsable de sus resultados.
En el caso del Subsistema
de Disposición de Bienes, las Normas Básicas identifican a tres
actores adicionales, tal
como podemos ver en la siguiente ilustración:
Tal como se puede
observar, la Unidad Administrativa Financiera y los servidores públicos
involucrados o designados
en un proceso de disposición de bienes, son responsables por el
desempeño de las
obligaciones, deberes y funciones que les sean asignados, así como por los
informes que elaboren y
actos en los que participen.
Por tanto, son
responsables por el cumplimiento de la normatividad que regula el Subsistema de
Disposición de Bienes y
sus resultados.
La Unidad Administrativa
Financiera a través del encargado del área de activos fijos, para el
Subsistema de
Disposición, tiene las siguientes funciones:
-Identificar los bienes a
ser dispuestos, verificando la información sobre los mismos,
contenida en los
registros que lleva la Central de Abastecimiento y Suministros de
Salud.
-Realizar el análisis de
factibilidad legal y conveniencia administrativa, tomando en
cuenta la situación legal
y la condición actual de los bienes.
18
-Determinar la modalidad
de disposición a utilizarse de todos y cada uno de los
bienes.
-Determinar el precio
base de los bienes a disponer, en función de lo establecido en
las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
-Elaborar el Informe y
recomendación para la Disposición de bienes.
-Realizar los registros e
informes una vez concluido el proceso de disposición.
El asesor legal de la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud o los asesores legales
externos contratados que
intervengan en el proceso de disposición de bienes, serán responsables
por el asesoramiento
legal en la materia y por los resultados de sus actos.
Finalmente, serán
responsables de acuerdo con lo dispuesto en la Ley No 1178 y sus
reglamentos, los
consultores individuales o empresas privadas contratadas para realizar los
análisis de factibilidad
y/o avalúos de los bienes.
7.1.2 Procedimiento
Identificación de los
bienes a disponer; anualmente el responsable de activos fijos realizará una
consulta interna a todos
los jefes de unidad con el propósito de identificar los bienes que no son
ni serán utilizados en la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud de acuerdo a los
parámetros definidos en
el párrafo I del artículo 142 del D.S. N° 29190.
Cada Jefe de Unidad, para
identificar los bienes a disponer, debe considerar la existencia de:
a) Bienes en desuso, que
son los bienes en funcionamiento pero que ya no son usados.
b) Bienes inservibles,
que han perdido su funcionalidad siendo ésta la causa para que no
sean usados.
c) Partes, componentes y
accesorios de bienes que ya no son aprovechables para los fines
de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud.
19
Los bienes que sean
producto de donaciones de otras entidades o instituciones, y que sean
identificados para ser
dispuestos, deberán utilizar las Normas Básicas del SABS, si el Convenio
no dispone lo contrario.
Se clasificarán los
bienes a disponer, con el propósito de evitar dificultar los esfuerzos de
disposición. Los bienes
identificados estarán bajo responsabilidad del encargado del área de
activos fijos.
7.2 Procedimiento previo para la disposición de bienes
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1
PROCEDIMIENTO El Encargado del Área de Activos Fijos anualmente
debe realizar una consulta interna a todos los Jefes de Unidad de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud, con el propósito de identificar los
bienes que no son ni serán utilizados. Cada Jefe de Unidad, para identificar
los bienes a disponer, debe considerar la existencia de: a) Bienes en desuso,
que son los bienes en funcionamiento pero que ya no son usados. b) Bienes
inservibles, que han perdido su funcionalidad siendo ésta la causa para que no
sean usados. c) Partes, componentes y accesorios de bienes que no son
aprovechables para los fines de la Central de Abastecimiento y Suministros de
Salud. Los bienes que sean producto de donaciones de otras entidades o
instituciones, y que sean identificados para ser dispuestos, deberán utilizar
las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, si el
Convenio no dispone lo contrario. Se clasificaran los bienes a disponer, con el
propósito de evitar entorpecer los procedimientos de disposición. Los bienes
identificados estarán bajo responsabilidad del Encargado del Área de Activos
Fijos.
ACTIVIDAD Identificación de los bienes a ser dispuestos. INSTRUMENTO Y REGISTRO Detalle de los
bienes a disponer. PLAZOS De acuerdo
al Procedimiento establecido. RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos
ACTIVIDAD Identificación de los bienes a ser dispuestos. INSTRUMENTO Y REGISTRO Detalle de los
bienes a disponer. PLAZOS De acuerdo
al Procedimiento establecido. RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos
2
PROCEDIMIENTO El Encargado del Área de Activos Fijos debe
considerar por lo menos los siguientes puntos: a) La no utilización del bien.
b) Las condiciones actuales de los mismos. c) Las posibilidades de utilización
del bien en un corto, mediano y largo plazo. La vida útil, analizando si el
bien ha cumplido su periodo de vida útil estimada y su sustitución sea
recomendable.
ACTIVIDAD Análisis de conveniencia administrativa. INSTRUMENTO Y REGISTRO Registros contables, historial de los bienes
muebles, base de datos de activos fijos. RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Análisis de conveniencia administrativa. INSTRUMENTO Y REGISTRO Registros contables, historial de los bienes
muebles, base de datos de activos fijos. RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos.
20
3
PROCEDIMIENTO El Encargado del Área de Activos debe realizar el
análisis de factibilidad legal que mínimamente deberá contener los siguientes
puntos. a) Identificación y ubicación del bien a ser dispuesto. b) Condición
actual. c) Antecedentes de su adquisición. d) Documentos que acrediten la
propiedad de los bienes a ser dispuestos. e) Gravámenes y obligaciones
financieras pendientes.
ACTIVIDAD Factibilidad legal. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Registros contables, historial de los bienes, base de datos de
activos fijos. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Factibilidad legal. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Registros contables, historial de los bienes, base de datos de
activos fijos. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
4
PROCEDIMIENTO Si la Central de Abastecimiento y Suministros de
Salud no cuenta con personal capacitado para realizar el análisis de
factibilidad y/o conveniencia administrativa, el Encargado del Área de Activos
a través de la Unidad Administrativa Financiera podrá requerir a la Máxima
Autoridad Ejecutiva la contratación de los servidores públicos que considere
necesarios.
ACTIVIDAD La contratación de los servicios de consultores individuales
o empresas privadas para realizar el análisis de factibilidad legal y/o
avalúos. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contratos.
RESPONSABLE Máxima Autoridad
Ejecutiva, Unidad Administrativa Financiera y Encargado del Área de Activos
Fijos.
ACTIVIDAD La contratación de los servicios de consultores individuales
o empresas privadas para realizar el análisis de factibilidad legal y/o
avalúos. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contratos.
RESPONSABLE Máxima Autoridad
Ejecutiva, Unidad Administrativa Financiera y Encargado del Área de Activos
Fijos.
5
PROCEDIMIENTO Esta actividad debe ser realizada por el
Encargado del Área de Activos Fijos, en función a los resultados de los
análisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa, procederá a
determinar la modalidad de disposición de los bienes ya establecidas.
ACTIVIDAD Determinación de la modalidad de disposición. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos
ACTIVIDAD Determinación de la modalidad de disposición. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos
6
PROCEDIMIENTO El precio base de los bienes a disponer, estará
en función de las características del bien, su estado actual, ubicación, el
valor actualizado en libros, los precios vigentes en el mercado y otros.
ACTIVIDAD Precio base de los bienes a disponer INSTRUMENTO Y REGISTRO Registros contables, historial de los
bienes, base de datos de activos fijos RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos
ACTIVIDAD Precio base de los bienes a disponer INSTRUMENTO Y REGISTRO Registros contables, historial de los
bienes, base de datos de activos fijos RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos
7
PROCEDIMIENTO Este documento debe ser elaborado por el
Encargado de Activos Fijos en coordinación con el Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera, conteniendo como mínimo los siguientes aspectos:
Relación y tipo de bienes, análisis de factibilidad legal y conveniencia
administrativa, recomendación de la modalidad a utilizarse, precio base de los
bienes a disponer, documentación de respaldo de los bienes a ser dispuestos.
ACTIVIDAD Elaboración de Informe y recomendación de disposición. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos y Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
ACTIVIDAD Elaboración de Informe y recomendación de disposición. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos y Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
8
PROCEDIMIENTO Una vez elaborado el informe, es remitido Máxima
Autoridad Ejecutiva, para que esta autoridad proceda al análisis del Informe de
disposición.
ACTIVIDAD Análisis de Informe de disposición. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe de disposición. RESPONSABLE
ACTIVIDAD Análisis de Informe de disposición. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe de disposición. RESPONSABLE
21
La Máxima
Autoridad Ejecutiva, después de revisar y analizar el Informe y la
recomendación para la disposición de bienes, podrá decidir una de las
siguientes opciones descritas en el paso y 9 Y 10.
Máxima Autoridad
Ejecutiva.
9
PROCEDIMIENTO Si aprueba sin objeción el informe y la
recomendación
ACTIVIDAD Aprobar el informe y la recomendación.
ACTIVIDAD Aprobar el informe y la recomendación.
• Se incluye en
el Programa Operativo Anual (POA) de la Central de Abastecimiento y Suministros
de Salud.
• Si aprueba la
disposición bajo modalidades distintas a las recomendadas debe justificar su
decisión.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. RESPONSABLE Máxima Autoridad Ejecutiva.
10
PROCEDIMIENTO En caso de objeción al informe y recomendación
podrá contratar los servicios de un consultor externo para:
• Revisar y
emitir opinión que permita confirmar, modificar o rechazar el informe y
recomendación del Encargado del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Objetar el informe y la recomendación INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. RESPONSABLE Máxima Autoridad Ejecutiva.
ACTIVIDAD Objetar el informe y la recomendación INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. RESPONSABLE Máxima Autoridad Ejecutiva.
• La divergencia
de la Máxima Autoridad Ejecutiva con el Informe y recomendación del Encargado
del Área de Activos Fijos, puede darse sobre uno, varios o la totalidad de los
bienes a ser dispuestos.
11
PROCEDIMIENTO Una vez que la Máxima Autoridad Ejecutiva apruebe
el informe y la recomendación para la disposición de bienes, debe instruir que
se incluya en el Programa Operativo Anual (POA). Cuando la modalidad de
disposición recomendada es de “Préstamo de Uso o Comodato”, ésta no se incluye
en el POA.
ACTIVIDAD Inclusión en el Programa Operativo Anual (POA). INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe
aprobado. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos y Encargado de Planificación.
ACTIVIDAD Inclusión en el Programa Operativo Anual (POA). INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe
aprobado. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos y Encargado de Planificación.
12
PROCEDIMIENTO El proceso continúa cuando el POA es aprobado, la
Máxima Autoridad Ejecutiva emitirá la Resolución sobre Disposición de Bienes e
instruirá que se continúe con los procedimientos de disposición regulados por
las Normas del Sistema Administración de Bienes y Servicios. A la resolución
sobre disposición de Bienes se debe adjuntar los informes y toda documentación
ACTIVIDAD Emisión y puesta en marcha de la Resolución sobre
Disposición. INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución
de disposición de bienes. RESPONSABLE Máxima
Autoridad Ejecutiva.
ACTIVIDAD Emisión y puesta en marcha de la Resolución sobre
Disposición. INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución
de disposición de bienes. RESPONSABLE Máxima
Autoridad Ejecutiva.
PRODUCTO :
-Resolución de disposición
de bienes.
22
7.3 Disposición temporal
7.3.1 Arrendamiento
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1
PROCEDIMIENTO Una vez aprobado el POA, la Máxima Autoridad
Ejecutiva emitirá la resolución sobre disposición de bienes, instruyendo se
continué con los procedimientos. El precio base de los bienes a disponer está
en función a características del bien, estado actual, ubicación, valor
actualizado en libros, precios vigentes en el mercado y otros.
INSUMO
• Resolución de la Máxima
Autoridad Ejecutiva.
• Resolución de la Máxima
Autoridad Ejecutiva.
• Precio base determinado
de acuerdo al artículo 145 del D.S. 29190.
• Certificación
presupuestaria para publicaciones.
2
PROCEDIMIENTO Antes de publicar la convocatoria, el Encargado
del Área de Activos Fijos en coordinación con el Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera establecerá las condiciones de arrendamiento en las
que determinara como mínimo: Partes y objeto, obligaciones de las partes,
plazo, precio base, condición de pago, reajuste de alquileres, estado actual
del bien, condiciones de conservaciones y salvaguarda; y causales de
resolución.
ACTIVIDAD Definición de condiciones de arrendamiento de acuerdo a lo
establecido en el parágrafo I del artículo 155 del D.S. 29190. INSTRUMENTO Y REGISTRO Condiciones de
arrendamiento. PLAZOS Máximo 5 días
hábiles. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos y el Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
ACTIVIDAD Definición de condiciones de arrendamiento de acuerdo a lo
establecido en el parágrafo I del artículo 155 del D.S. 29190. INSTRUMENTO Y REGISTRO Condiciones de
arrendamiento. PLAZOS Máximo 5 días
hábiles. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos y el Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
3
PROCEDIMIENTO La convocatoria debe contener como mínimo:
Descripción del bien a arrendar, dirección fecha y hora donde se pueda ver los
bienes, recabar las condiciones de arrendamiento y lugar de presentación de
propuestas y su apertura de las mismas, así mismo los montos y plazos de
garantía de seriedad de propuesta determinada por la Central de Abastecimiento
y Suministros de Salud.
ACTIVIDAD Elaboración y publicación de la convocatoria de acuerdo a lo
establecido en el artículo 156 del D.S. 29190. INSTRUMENTO Y REGISTRO Convocatoria. PLAZOS Para el arrendamiento de bienes muebles se publicará al
menos 1 vez en el SICOES por lo menos 10 días hábiles antes del cierre de
recepción de propuestas y en un periódico de circulación nacional en día
domingo. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Elaboración y publicación de la convocatoria de acuerdo a lo
establecido en el artículo 156 del D.S. 29190. INSTRUMENTO Y REGISTRO Convocatoria. PLAZOS Para el arrendamiento de bienes muebles se publicará al
menos 1 vez en el SICOES por lo menos 10 días hábiles antes del cierre de
recepción de propuestas y en un periódico de circulación nacional en día
domingo. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos.
4
PROCEDIMIENTO Los interesados en arrendar bienes deberán
presentar sus propuestas en sobre cerrado, hasta la fecha y hora indicada en la
convocatoria.
ACTIVIDAD Recepción de propuestas. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Libro de Registro de recepción de propuestas. PLAZOS Hasta la fecha definida en la
convocatoria. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Recepción de propuestas. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Libro de Registro de recepción de propuestas. PLAZOS Hasta la fecha definida en la
convocatoria. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
23
5
PROCEDIMIENTO El Jefe de la Unidad Administrativa Financiera,
el Encargado del Área de Activos Fijos y el Asesor Legal de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud realizaran la apertura de propuestas en
acto público, en la fecha y hora señaladas en la convocatoria, con el número de
ofertas que se presenten, verificando que las propuestas contengan lo
establecido en el Art. 157 del D.S. 29190 el bien será dado en arrendamiento a
la oferta que sea superior o igual al precio base establecido por la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud se elaborará un contrato y acta de
sesión.
ACTIVIDAD La apertura de propuestas. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contrato y acta de sesión. PLAZOS Depende del número de
propuestas. RESPONSABLE Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos, Asesor
Legal y Arrendatario.
ACTIVIDAD La apertura de propuestas. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contrato y acta de sesión. PLAZOS Depende del número de
propuestas. RESPONSABLE Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos, Asesor
Legal y Arrendatario.
6
PROCEDIMIENTO En la suscripción del contrato se considera las
condiciones descritas en el parágrafo I del artículo 165 del D.S. 29190.
ACTIVIDAD Suscripción del contrato INSTRUMENTO
Y REGISTRO Contrato firmado PLAZOS Máximo
3 días para la suscripción RESPONSABLE Máxima
Autoridad Ejecutiva y Arrendatario
ACTIVIDAD Suscripción del contrato INSTRUMENTO
Y REGISTRO Contrato firmado PLAZOS Máximo
3 días para la suscripción RESPONSABLE Máxima
Autoridad Ejecutiva y Arrendatario
7
PROCEDIMIENTO Una vez recibida la copia del contrato, se
entrega el bien a través de un acta de entrega de acuerdo a lo establecido en
el parágrafo III del artículo 159 del D.S. 29190 la misma que será firmada por
el Jefe de la Unidad Administrativa Financiera, el Encargado del Área de
Activos Fijos y el Arrendatario.
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta de entrega del bien. PLAZOS
Máximo 2 días. RESPONSABLE Jefe
de la Unidad Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos y
Arrendatario.
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta de entrega del bien. PLAZOS
Máximo 2 días. RESPONSABLE Jefe
de la Unidad Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos y
Arrendatario.
8 PROCEDIMIENTO
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud a través del Encargado del Área de
Tesorería cuando arriende bienes debe extender nota fiscal o recibo de alquiler
de acuerdo a la normativa vigente de SIN (Servicio de Impuestos Nacionales).
ACTIVIDAD Nota fiscal o recibo de alquiler. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informes mensuales sobre cumplimiento de
pagos de alquileres. PLAZOS Mensual RESPONSABLE Encargado del Área de
Tesorería.
9
PROCEDIMIENTO Para los bienes dispuestos en forma temporal, el
Encargado del Área de Activos Fijos instruirá la adición de la información y
documentación necesaria en los registros de activos fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud, que permitan efectuar el control y
seguimiento sobre los mismos.
ACTIVIDAD Registro en el área de activos fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Registros. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Registro en el área de activos fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Registros. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
PRODUCTO -Contrato de arrendamiento.
-Acta de entrega del bien.
24
7.3.2 Préstamo de uso o comodato
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
Requerimiento
de otra entidad pública a la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud,
la misma que concede el derecho de uso de un bien o grupo de bienes en forma
gratuita, con la obligación de restituirlos en las mismas condiciones, cumplido
el término y plazo establecido.
INSUMO Requerimiento de préstamo o uso comodato de bienes elaborado
por otra entidad pública.
2 PROCEDIMIENTO
Esta modalidad únicamente
puede aplicarse a los bienes de uso institucional de propiedad de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud. El Préstamo procede excepcionalmente
cuando:
• Existe requerimiento
justificado de otra entidad pública.
• La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud establece que: - No tiene necesidad de
hacer uso del bien por un
periodo de
tiempo determinado. - Puede evitar gastos innecesarios de almacenamiento,
mantenimiento, custodia o salvaguarda.
ACTIVIDAD Requerimiento de otra entidad pública.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Requerimiento justificado. RESPONSABLE Otra entidad pública.
3
PROCEDIMIENTO Tomando en cuenta la naturaleza del o los bienes
a dar en Préstamo de Uso, el Encargado del Área de Activos Fijos a través de la
Unidad Administrativa Financiera y con el visto bueno de la Máxima Autoridad
Ejecutiva, debe elaborar un contrato cuyo contenido básico inserte las
siguientes cláusulas contractuales: Partes y objeto, obligaciones de las
partes, gastos, uso, mejoras, mantenimiento, deterioros y custodia. Seguros y/o
indemnización por daños y perjuicios en caso de robo, pérdida y otros daños;
plazo de devolución del bien, causales de resolución del contrato. El préstamo
de uso se debe efectuar por tiempo definido, que no podrá ser mayor a 3 años.
ACTIVIDAD Elaboración y suscripción del contrato considerando lo
establecido en el artículo 165 del D.S. 29190.
ACTIVIDAD Elaboración y suscripción del contrato considerando lo
establecido en el artículo 165 del D.S. 29190.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Contrato firmado. PLAZOS Máximo 3 días para la suscripción. RESPONSABLE La Máxima Autoridad Ejecutiva de ambas entidades.
4
PROCEDIMIENTOS Una vez recibida la copia del contrato, se
entrega el bien a través de un acta de entrega de acuerdo a lo establecido en
el artículo 177 del D.S. 25964 y se actualizan los registros internos del Área
de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta de entrega del bien. PLAZOS
Máximo 2 días.
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta de entrega del bien. PLAZOS
Máximo 2 días.
25
RESPONSABLE Encargados del Área de Activos Fijos de las dos
entidades.
5
PROCEDIMIENTO Para los bienes dispuestos en forma temporal, el
Encargado del Área de Activos Fijos instruirá la adición de la información y
documentación necesaria en los registros del Área de Activos Fijos de la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud, que permitan efectuar el
control y seguimiento sobre los mismos.
ACTIVIDAD Registro en el Área de Activos Fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Registros. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Registro en el Área de Activos Fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Registros. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos.
PRODUCTO: - Contrato de préstamo de uso o comodato
7.4 Disposición definitiva 7.4.1 Enajenación
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
La Transferencia a Título
Gratuito podrá darse solamente entre entidades públicas. Consiste en el
traspaso del derecho propietario de bienes, de la Central de Abastecimiento y
Suministros de Salud a otra entidad pública.
INSUMO Requerimiento de transferencia gratuita entre entidades
públicas.
2
PROCEDIMIENTO Procede solo cuando los bienes no son utilizados
por la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud y su venta no es
factible. La Central de Abastecimiento y Suministros de Salud podrá transferir
a título gratuito dichos bienes a los Gobiernos Municipales con elevados
indicadores de pobreza, debiendo proceder de acuerdo a normativa vigente. Los
costos de traslado y transferencia de dichos bienes serán cubiertos por los
Gobiernos Municipales.
ACTIVIDAD Analizar y decidir la transferencia gratuita del bien a la
institución o asociación privada solicitante o contactada. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informes con documentos de respaldos. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activo.
ACTIVIDAD Analizar y decidir la transferencia gratuita del bien a la
institución o asociación privada solicitante o contactada. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informes con documentos de respaldos. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activo.
3
PROCEDIMIENTO El contrato se realizara a cargo del Jefe de la
Unidad Administra Financiera y se perfeccionará con la firma de la Máxima
Autoridad Ejecutiva de la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud y de
la entidad beneficiaria.
ACTIVIDAD Suscripción del contrato. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contrato firmado. PLAZOS Máximo 3 días para la suscripción. RESPONSABLE Jefe de la Unidad Administrativa Financiera, Máxima
Autoridad Ejecutiva y beneficiario.
ACTIVIDAD Suscripción del contrato. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contrato firmado. PLAZOS Máximo 3 días para la suscripción. RESPONSABLE Jefe de la Unidad Administrativa Financiera, Máxima
Autoridad Ejecutiva y beneficiario.
4
PROCEDIMIENTO La entrega del bien, debe ser realizada mediante
acta que certifique la relación física de los bienes y su cantidad, esta acta
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO
26
debe estar
firmada por el Encargado del Área de Activos Fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud y del beneficiario.
Acta de entrega del bien. PLAZOS Máximo 2 días. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos y beneficiario.
5
PROCEDIMIENTO Los registros de bienes de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud deberán consignar la información y
documentación que respalda la modalidad utilizada. En un plazo no mayor a 10
días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de
bienes, Se debe enviar también.
• Un ejemplar de toda la
documentación al área contable, para la baja correspondiente.
• Nota al SENAPE,
informando sobre la disposición del bien.
• Informe a la Contraloría
General del Estado, sobre la disposición de bienes ejecutada.
ACTIVIDAD Consignar la información y documentación de respaldo. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentación
legal. PLAZOS Máximo 10 días hábiles
después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes. RESPONSABLE Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera y el Encargado del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Consignar la información y documentación de respaldo. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentación
legal. PLAZOS Máximo 10 días hábiles
después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes. RESPONSABLE Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera y el Encargado del Área de Activos Fijos.
PRODUCTO: -Contrato de transferencia gratuita entre entidades públicas
-Acta de entrega del bien.
-Nota al SENAPE.
-Informe a la Contraloría
General del Estado
7.4.2 Donación
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 El Encargado del Área de Activos Fijos de la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud, deberá identificar los
activos bienes muebles a disponer en base a la solicitud de donación de
existiera por parte de instituciones o asociaciones.
INSUMO Requerimiento de donación de bienes efectuado por
instituciones o asociaciones privadas sin fines de lucro que brinden servicios
de bienestar social, salud y educación.
2 PROCEDIMIENTO
La sesión de bienes se
realizará a instituciones o asociaciones privadas sin fines de lucro
constituidas legalmente en el país. La condición para este tipo de modalidad es
que las instituciones o asociaciones beneficiarias brinden servicios de
bienestar social, salud y educación.
ACTIVIDAD Analizar y decidir la donación del bien a la institución o
asociación privada solicitante o contactada. INSTRUMENTO Y REGISTRO Informes con documentos de respaldos. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos.
3 PROCEDIMIENTO
El contrato de donación
debe establecer una cláusula mediante la cual el bien será restituido al
donante cuando:
ACTIVIDAD Suscripción del contrato. INSTRUMENTO Y REGISTRO
27
• La institución
beneficiaria de la donación no utiliza el bien en los fines previstos para la
donación.
• La institución o
asociación privada sin fines de lucro se disuelva. El contrato se perfeccionará
con la firma de la Máxima Autoridad Ejecutiva y de la entidad beneficiaria.
Contrato firmado. PLAZOS Máximo 3 días para la
suscripción. RESPONSABLE Máxima
Autoridad Ejecutiva y beneficiario.
4 PROCEDIMIENTO
La entrega del
bien, debe ser realizada mediante acta que certifique la relación física de los
bienes y su cantidad, esta acta debe estar firmada por el Encargado del Área de
Activos Fijos de la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud y beneficiario.
ACTIVIDAD Acta de sesión. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta de entrega del bien. PLAZOS
Máximo 2 días. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos y beneficiario.
5 PROCEDIMIENTO
Los registros de bienes de
la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud deberán consignar la
información y documentación que respalda la modalidad utilizada. En un plazo no
mayor a 10 días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición
definitiva de bienes, se debe enviar también:
• Un ejemplar de toda la
documentación al área contable, para la baja correspondiente.
• Nota al SENAPE,
informando sobre la disposición del bien.
• Informe a la Contraloría
General del Estado, sobre la disposición de bienes ejecutada.
ACTIVIDAD Consignar la información y documentación de respaldo INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentación
legal. PLAZOS Máximo 10 días hábiles
después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes. RESPONSABLE Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera y el Encargado del Área de Activos Fijos
PRODUCTO: -Contrato de transferencia gratuita entre entidades públicas.
-Acta de
entrega del bien. -Nota al SENAPE. - Informe a la Contraloría General del
Estado.
28
7.5 Enajenación a título oneroso
7.5.1 Remate por concurso de propuestas
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
Definida la forma de
remate, el Encargado del Área de Activos Fijos debe aplicar el precio base del
bien a rematar. Este precio debe estar aprobado por la Máxima Autoridad
Ejecutiva en la resolución de Disposición de Bienes. En esta etapa es
importante que también defina el monto del depósito de seriedad de propuesta.
Este monto debe ser fijado por el Jefe de la Unidad Administrativa Financiera,
pudiendo oscilar entre 5 y 10 por ciento (%) del precio base.
ACTIVIDAD Aplicación de precio base. INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución de disposición de bienes. RESPONSABLE Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera y el Encargado del Área de Activos Fijos.
2 PROCEDIMIENTO
El siguiente paso es que
el Encargado del Área de Activos Fijos elabore y publique una convocatoria con
la siguiente información: Nombre de la entidad, forma de remate, descripción y
precio base de los bienes a ser rematados, dirección y horario en el que se
pueden ver los bienes, monto del depósito de seriedad de propuesta, dirección y
horario de consultas y fecha y hora de presentación de propuestas.
ACTIVIDAD Elaborar y publicar la convocatoria. INSTRUMENTO Y REGISTRO Convocatoria. PLAZOS Se publicará la convocatoria en el SICOES y opcionalmente en
un medio de prensa escrita no inferior a 10 días hábiles de la fecha fijada
para el acto de remate y en un periódico de circulación nacional,
necesariamente en día domingo. RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos.
3 PROCEDIMIENTO
Se deberá
recepcionar todas las propuestas en sobre cerrado por los proponentes y
registrar estos en un libro denominado recepción de propuestas.
ACTIVIDAD Recepción de propuestas en sobre cerrado. INSTRUMENTO Y REGISTRO Libro de
Registro de recepción de propuestas. PLAZOS
Hasta la fecha definida en la convocatoria. RESPONSABLE Encargado del Área de Activos Fijos
4 PROCEDIMIENTO
Se solicita la presencia
del Asesor Legal para la apertura y evaluación de propuestas.
ACTIVIDAD Apertura de propuestas. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Hoja de ruta. PLAZOS 3
días antes de la fecha límite de recepción de propuestas. RESPONSABLE Asesor Legal.
29
5 PROCEDIMIENTO
Como paso posterior, debe recibir el depósito de seriedad de
propuesta que los interesados en participar en el remate necesariamente deben
efectuar. Las entidades públicas estarán exentas del depósito de seriedad de
propuesta. El depósito de seriedad de propuesta debe ser devuelto a los
proponentes no adjudicados, dentro de los 5 días hábiles siguientes de
adjudicado el bien. Para el proponente adjudicado, el depósito de seriedad se
tomará como adelanto de pago.
ACTIVIDAD Depósito de seriedad de
propuesta. INSTRUMENTO Y REGISTRO Deposito.
PLAZOS Hasta 2 horas antes de la
hora y fecha establecidas para el remate. RESPONSABLE
Encargado del Área de Activos Fijos e Interesados.
6 PROCEDIMIENTO
En acto público, se debe realizar la adjudicación del bien
rematado a la propuesta que haya sido la más alta o igual al precio base,
cuando no existan más interesados. El Sistema de Administración de Bienes y
Servicios establece que se debe dar preferencia en la adjudicación a la entidad
pública que esté dispuesta a pagar el precio base, cuando exista coincidencia
en este precio con un particular.
ACTIVIDAD Adjudicación de bien
rematado. INSTRUMENTO Y REGISTRO Acta
de Remate Certificado de derecho de adjudicación. PLAZOS Según las características de los bienes. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos y Asesor Legal.
7 PROCEDIMIENTO
El encargado del Área de
Activos Fijos a través de la Unidad Administrativa Financiera solicitara la
contratación de un Notario de Fé Publica para tener un proceso de disposición
transparente.
ACTIVIDAD Contratación de un Notario
de Fe Pública. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documento
de contrato. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos, Jefe de la Unidad Administrativa Financiera y
notario.
8 PROCEDIMIENTO
Realizada la adjudicación, el Notario de Fe Pública suscribirá el
acta del remate dando fe de los resultados. Este documento debe contener
también la nómina de los participantes y adjudicatarios si corresponde. En los
centros urbanos alejados donde no exista Notario de Fe Pública, actuará como
éste el Subgobernador o un Corregidor de la Sección Municipal.
ACTIVIDAD Acta de remate. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documento de
acta de remate. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos, Asesor Legal y notario.
9 PROCEDIMIENTO
Concluido el acto de remate, la Central de Abastecimiento y
Suministros de Salud debe entregar al adjudicado la certificación de la
adjudicación, instruyendo la cancelación total del bien. Si el adjudicatario no
cumple con el pago en el plazo establecido, perderá el derecho de adjudicación,
debiendo la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud ejecutar su
depósito de seriedad de propuesta a favor de la misma.
ACTIVIDAD Certificado de
adjudicación. INSTRUMENTO Y REGISTRO Certificado.
PLAZOS 2 días hábiles a partir de la
entrega del documento. RESPONSABLE
30
En este caso la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud podrá invitar a ratificar su
oferta al segundo proponente que hubiera ofertado por lo menos el precio base,
para proceder a su adjudicación. Si el segundo proponente da su negativa, se
debe declarar desierto el remate.
Máxima
Autoridad Ejecutiva, Jefe de la Unidad Administrativa Financiera y el Encargado
del Área de Activos Fijos.
10 PROCEDIMIENTO
El contrato se formalizará
con la firma de la Máxima Autoridad Ejecutiva y del adjudicatario; el Encargado
del Área de Activos Fijos debe entregar al adjudicatario toda la documentación
de respaldo del bien. La Central de Abastecimiento y Suministros de Salud
únicamente ofrecerá garantías por la documentación que acredita su derecho
propietario.
ACTIVIDAD Contrato de transferencia. INSTRUMENTO Y REGISTRO Contrato. PLAZOS Máximo 3 días para la suscripción. RESPONSABLE La Máxima Autoridad Ejecutiva, Asesor Legal, Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera y el Encargado del Área de Activos Fijos y
adjudicatario.
11 PROCEDIMIENTO
La entrega del bien, debe
ser realizada mediante acta que certifique la relación física de los bienes, su
cantidad y valor.
ACTIVIDAD Entrega del bien. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta de entrega del bien. PLAZOS
Máximo 2 días. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos y adjudicatario.
12 PROCEDIMIENTO
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud deberá consignar la información y
documentación que respalda la modalidad utilizada. Se debe enviar también:
• Un ejemplar de toda la
documentación al área contable, para la baja correspondiente.
• Nota al SENAPE,
informando sobre la disposición del bien.
• Informe a la Contraloría
General del Estado, sobre la disposición de bienes ejecutada.
ACTIVIDAD Consignar la información y documentación de respaldo. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentos de
respaldo. PLAZOS Máximo 10 días
hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de
bienes. RESPONSABLE Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera y Encargado del Área de Activos Fijos.
PRODUCTO:
- Contrato de
transferencia. - Acta de entrega del bien. - Nota al SENAPE.
31
7.5.2 Remate por puja abierta
No PROCEDIMINETOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTOS
El Encargado
del Área de Activos Fijos procede a la elaboración y publicación de la
convocatoria de acuerdo a lo indicado en el artículo 218 del DS 181
estableciendo la modalidad de concurso de propuestas o puja abierta
ACTIVIDAD Elaboración y publicación de la convocatoria. INSTRUMENTO Y REGISTRO Convocatoria.
2 PROCEDIMIENTOS
Recibidas las
manifestaciones de interés, la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud
a través del Encargado del Área de Activos Fijos y que en coordinación del Jefe
de la Unidad Administrativa Financiera debe proceder a evaluarlas y hacerla
conocer a la Máxima Autoridad Ejecutiva.
ACTIVIDAD Evaluación de las manifestaciones de interés INSTRUMENTO Y REGISTRO Manifestaciones
de interés. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos y Jefe de la Unidad Administrativa Financiera, Máxima
Autoridad Ejecutiva.
3 PROCEDIMIENTOS
El encargado
del Área de Activos Fijos a través de la Unidad Administrativa Financiera
solicitara la contratación de un Notario de Fé Publica para tener un proceso de
disposición transparente.
ACTIVIDAD Contratación de un Notario de Fe Pública. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documento de
contrato. RESPONSABLE Encargado del
Área de Activos Fijos, Jefe de la Unidad Administrativa Financiera y notario.
4 PROCEDIMIENTOS
Realiza el acto
de puja abierta y se adjudica el bien al proponente cuya propuesta haya sido la
más alta o en su defecto a aquel que se aproxime o sea igual al precio base
cuando no exista más interesados.
ACTIVIDAD Adjudicación del bien PLAZOS
En la fecha establecida en la convocatoria. RESPONSABLE Encargado del Área de Activos Fijos y Asesor Legal
5 PROCEDIMIENTOS
Tomada la decisión, las
entidades deben firmar un contrato en el cual se estipule básicamente: a) Las
partes y objeto del contrato. b) Obligaciones de las partes. c)
Especificaciones de los bienes. d) Forma y condiciones de entrega. e) Gastos.
ACTIVIDAD Suscribir contrato. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Contrato. RESPONSABLE Encargado
del Área de Activos Fijos, Asesor Legal y Máxima Autoridad Ejecutiva.
32
6 PROCEDIMIENTOS
Finalmente, los
bienes permutados deben ser entregados mediante acta que certifique la relación
física, la cantidad, estado y valor. Este documento debe estar firmado por los
Encargados del Área de Activos Fijos de cada entidad.
ACTIVIDAD Entregar el bien. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta que certifique la relación física, la cantidad, estado y
valor de los bienes. RESPONSABLE Encargados
del Área de Activos Fijos de ambas entidades.
7 PROCEDIMIENTOS
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud deberá consignar la información y
documentación que respalda la modalidad utilizada. Se debe enviar también:
- Un ejemplar de toda la
documentación al área contable de la Central de Abastecimiento y Suministros de
Salud, para la baja correspondiente. - Nota al SENAPE, informando sobre la
disposición del
bien. - Informe
a la Contraloría General del Estado.
ACTIVIDAD Consignar la información y documentación de respaldo. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentos de
respaldo. PLAZOS Máximo 10 días
hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de
bienes. RESPONSABLE Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos.
8
PROCEDIMIENTOS
Actualiza la base de datos
de activos fijos.
ACTIVIDAD Base de datos de activos fijos actualizada. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentos de
respaldo. PLAZOS 1día RESPONSABLE Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos.
PRODUCTO:
-Contrato de transferencia - Acta de entrega del bien
-Nota al SENAPE -Informe a
la Contraloría General del Estado
7.5.3 Permuta
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
El Encargado
del Área de Activos Fijos a través de la Unidad Administrativa Financiera
procede con la elaboración y publicación de la convocatoria en el SICOES o
invitación directa a entidades públicas a presentar manifestaciones de interés.
La convocatoria debe detallar la relación de los bienes
ACTIVIDAD Elaboración y publicación de la convocatoria. INSTRUMENTO Y REGISTRO Convocatoria. RESPONSABLE Encargado del Área de
Activos Fijos.
33
a permutar que ofrece y
demanda la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud, así como el
horario de consultas.
2
PROCEDIMIENTO Recibidas las manifestaciones de interés, la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud debe proceder a evaluarlas a
través del Encargado del Área de Activos Fijos y el Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera.
ACTIVIDAD Evaluación de las manifestaciones de interés. INSTRUMENTO Y REGISTRO Manifestaciones
de interés. RESPONSABLE Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera y Encargado del Área de Activos Fijos.
ACTIVIDAD Evaluación de las manifestaciones de interés. INSTRUMENTO Y REGISTRO Manifestaciones
de interés. RESPONSABLE Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera y Encargado del Área de Activos Fijos.
3 PROCEDIMIENTO
El siguiente
paso ahora es que la Máxima Autoridad Ejecutiva de ambas entidades, decidan por
la manifestación de interés más conveniente.
ACTIVIDAD Decidir la propuesta más conveniente. RESPONSABLE Máxima Autoridad Ejecutiva.
4 PROCEDIMIENTO
Una vez tomada la decisión
por las máximas autoridades ejecutivas, las entidades deben firmar un contrato
en el cual se estipule básicamente: a) Las partes y objeto del contrato. b)
Obligaciones de las partes. c) Especificaciones de los bienes a permutar. d)
Forma y condiciones de entrega. e) Gastos.
ACTIVIDAD Suscribir contrato. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Contrato. RESPONSABLE Máxima
Autoridad Ejecutiva, Asesor Legal
5 PROCEDIMIENTO
Finalmente, los
bienes permutados deben ser entregados por el Encargado de Activos fijos
mediante acta que certifique la relación física, la cantidad, estado y valor.
Este documento debe estar firmado por los responsables de las unidades
administrativas financieras de cada entidad.
ACTIVIDAD Entregar el bien. INSTRUMENTO
Y REGISTRO Acta que certifique la relación física, la cantidad, estado y
valor de los bienes. RESPONSABLE Jefe
de la Unidad Administrativa Financiera. Encargado del Área de Activos Fijos.
6 PROCEDIMIENTO
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud deberá consignar la información y
documentación que respalda la modalidad utilizada.
La Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud debe enviar:
- Un ejemplar de toda la documentación al área contable de la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud, para la baja correspondiente.
- Nota al SENAPE, informando sobre la disposición
del bien.
ACTIVIDAD Consignar toda la información y documentación de respaldo. INSTRUMENTO Y REGISTRO Documentos de
respaldo. PLAZOS Máximo 10 días
hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de
bienes. RESPONSABLE
34
- Informe a. la
Contraloría General del Estado. Máxima Autoridad Ejecutiva, Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera, Encargado del Área de Activos Fijos.
PRODUCTO: -Contrato de permuta.
-Acta de entrega del bien.
-Nota al SENAPE. -Informe a la Contraloría General del Estado.
7.6 Baja de activos fijos
7.6.1 Baja por hurto robo o pérdida fortuita
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
Carta del
servidor público al RUA informando a la Central de Abastecimiento y Suministros
de Salud sobre el hurto, robo o pérdida fortuita, adjuntando los documentos de
la FELCC
INSTRUMENTO Y REGISTRO Carta
RESPONSABLE Servidor Público
2 PROCEDIMIENTO
Verificación
del inventario personal o base de datos de activos fijos de la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud, elaboración de informe detallando las
características de los bienes hurtados, robados o perdidos para su reposición.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Formulario AF/03/00 Base de datos de
activos fijos. PLAZOS 2 días RESPONSABLE RUAF
3 PROCEDIMIENTO
Notificación al servidor
público que extravió el bien.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Notificación escrita PLAZOS 2 días RESPONSABLE RUA
4 PROCEDIMIENTO
Reposición del bien
hurtado, robado o perdido.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Carta de reposición del bien. PLAZOS 15 días hábiles de recibida la
notificación. RESPONSABLE Servidor
público.
35
5 PROCEDIMIENTO
Solicitud de elaboración
de Resolución de baja de bienes.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Solicitud escrita. PLAZOS Máximo 5 días después de la reposición del bien.
RESPONSABLE RUA
6 PROCEDIMIENTO
Elaboración y suscripción
de Resolución de baja de bienes.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución de baja de bienes. PLAZOS Máximo 3 días para la
suscripción. RESPONSABLE AL, MAE.
7 PROCEDIMIENTO
Una vez
recibida la copia de la Resolución de baja de bienes, se actualizan los
registros sobre los bienes de la Central de Abastecimiento y Suministros de
Salud.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Reporte de incorporación y baja de bienes. PLAZOS Máximo 2 días después de
recibida la Resolución. RESPONSABLE RUAF.
8 PROCEDIMIENTO
Si se trata de
un activo fijo mueble se efectúa la remisión de un ejemplar del proceso de baja
al Área de Contabilidad mediante hoja de rutina.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Hoja de rutina dirigida al Área de
Contabilidad adjuntando los antecedentes del proceso. PLAZOS Máximo 10 días hábiles después de haber concluido el proceso
de disposición definitiva de bienes. RESPONSABLE
RUA, RUAF.
9 PROCEDIMIENTO
Nota el SENAPE informando
sobre la baja de activos fijos muebles.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Nota al SENAPE adjuntando los antecedentes
del proceso de baja. PLAZOS Máximo
10 días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva
de bienes. RESPONSABLE RUA.
10 PROCEDIMIENTO
Informe a la Contraloría
General de República sobre la baja de bienes ejecutada.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe a la Contraloría General de la
República adjuntando los antecedentes del proceso de baja. PLAZOS Máximo 10 días hábiles después de haber concluido el proceso
de disposición definitiva de bienes.
36
RESPONSABLE RUA
PRODUCTO:- Resolución de baja de
bienes
Reporte de baja e incorporación de los bienes Nota al SENAPE
Informe a la CGR
7.6.2 Baja por mermas
no procedimientos insumo,actividad, instrumento y/o registros,
plazos y reponsable
1 procedimiento
elaboración de informe
detallando de las cantidades aproximadas de materiales y suministros mermadas y
su posible causa.
instrumento y registro informe. plazos semestral. res.ponsable eaf
2 procedimiento
aprobación del informe elaborado y remisión a la mae.
instrumento y registro informe aprobado. plazos 2 días. responsable rua.
3 procedimiento
análisis del informe
recibido y si es justificable elaboración de solicitud de elaboración de
resolución de baja de bienes de consumo.
instrumento y registro hoja de rutina. plazos 5 días. responsable mae.
4 procedimiento
elaboración y suscripción de baja de bienes de consumo.
instrumento y registro resolución de baja de
bienes de consumo. plazos máximo 3
días para la suscripción. responsable al,
mae.
5 procedimiento
una vez recibida la copia
de la resolución de baja de bienes, se actualizan los registros central de
abastecimiento y suministros de salud.
instrumento y registro reporte de baja de bienes.
plazos máximo 2 días después de
recibida la resolución responsable eaf.
6 procedimiento
instrumento y registro
hoja de rutina.
37
remite la información al
área de contabilidad para efectuar los ajustes contables mediante hoja de ruta.
responsable rua, ruaf.
producto:- resolución de baja de bienes de consumo.
reporte de baja de los
bienes de consumo.
7.6.3 Baja por inutilización y obsolescencia
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
Informes del
RUAF y de las Unidades Solicitantes requiriendo la baja de activos fijos
muebles por inutilización y obsolescencia.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informes escritos. RESPONSABLE RUAF, Unidad Solicitante.
2 PROCEDIMIENTO
Verificación de los
activos fijos muebles a dar da baja. Elaboración de informe detallando los
activos fijos muebles inutilizados y obsoletos, sugiriendo la recuperación de
partes (si es posible) en la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. PLAZOS Semestral. RESPONSABLE
RUAF.
3 PROCEDIMIENTO
Aprobación del informe
elaborado y remisión a la MAE.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe aprobado. PLAZOS 5 días. RESPONSABLE RUA.
4 PROCEDIMIENTO
Análisis del
informe recibido y si es justificable elaboración de Resolución de baja de
activos fijos muebles en la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe recibido. PLAZOS 5 días. RESPONSABLE MAE.
5 PROCEDIMIENTO
Elaboración y suscripción
de baja de activos fijos muebles.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución de baja de activos fijos
muebles. PLAZOS 5 días. RESPONSABLE AL, MAE.
6 PROCEDIMIENTO
Una vez recibida la copia
de la
INSTRUMENTO Y REGISTRO Reporte de baja de activos fijos Muebles. PLAZOS
38
Resolución de baja de
activos fijos muebles, se actualizan los registros.
Máximo 2 días después de
recibida la Resolución. RESPONSABLE EAF.
7 PROCEDIMIENTO
Se efectúa la remisión de
un ejemplar del proceso de baja al Área de contabilidad mediante hoja de ruta.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Hoja de rutina. PLAZOS Máximo 10 días hábiles después de haber concluido el proceso
de disposición definitiva de activos fijos muebles. RESPONSABLE RUA, RUAF
8 PROCEDIMIENTO
Nota de la
Central de Abastecimiento y Suministros de Salud al SENAPE informando sobre la
baja de activos fijos muebles.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Nota al SENAPE adjuntando los antecedentes
del proceso de baja. PLAZOS Máximo
10 días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva
de activos fijos muebles. RESPONSABLE MAE,
RUA.
9 PROCEDIMIENTO
Informe a la
Contraloría General de República sobre la baja de activos fijos muebles
ejecutada en la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe a la Contraloría General de la
República adjuntando los antecedentes del proceso de baja. PLAZOS Máximo 10 días hábiles después de haber concluido el proceso
de disposición definitiva de activos fijos muebles. RESPONSABLE MAE, RUA.
PRODUCTO:- Resolución de baja de activos fijos Muebles
Reporte de baja de los
activos fijos muebles Nota al SENAPE Informe a la CGR
39
7.6.4 Baja por siniestro
No PROCEDIMIENTOS
INSUMO,ACTIVIDAD,
INSTRUMENTO Y/O REGISTROS, PLAZOS Y REPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
Informe del
RUAF y la Unidad Solicitante, requiriendo la baja de bienes por siniestro
(adjuntando informe de institución competente).
RESPONSABLE RUAF, Unidad. Solicitante.
2 PROCEDIMIENTO
Verificación de
los bienes a dar de baja. Elaboración de informe detallando los bienes
inutilizados y obsoletos, sugiriendo la recuperación de partes (si es posible).
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe. PLAZOS Semestral. RESPONSABLE
RUAF.
3 PROCEDIMIENTO
Aprobación del informe
elaborado y remisión a la MAE.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe aprobado. PLAZOS 5 días. RESPONSABLE RUA.
4 PROCEDIMIENTO
Análisis del informe
recibido y si es justificable elaboración de resolución de baja de bienes.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución. PLAZOS 5 días. RESPONSABLE MAE.
5 PROCEDIMIENTO
Elaboración y suscripción
de baja de Bienes.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Resolución de baja de bienes. PLAZOS Máximo 3 días para la
suscripción. RESPONSABLE AL, MAE
6 PROCEDIMIENTO
Una vez recibida la copia
de la Resolución de baja de bienes, se actualizan los registros.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Reporte de baja de bienes. PLAZOS Máximo 2 días después de
recibida la Resolución. RESPONSABLE EAF.
40
7 PROCEDIMIENTO
Se efectúa la
remisión de un ejemplar del proceso de baja de activos fijos al Área de
Contabilidad mediante hoja de ruta.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Hoja de rutina PLAZOS Máximo 10 días hábiles después de haber concluido el proceso
de disposición definitiva de bienes RESPONSABLE
RUA
8 PROCEDIMIENTO
Nota al SENAPE informando
sobre la baja de activos fijos.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Nota al SENAPE adjuntando los antecedentes
del proceso de baja. PLAZOS Máximo
10 días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva
de bienes. RESPONSABLE MAE, RUA.
9 PROCEDIMIENTO
Informe a la
Contraloría General de República sobre la baja de bienes ejecutada Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud.
INSTRUMENTO Y REGISTRO Informe a la Contraloría General de la
República adjuntando los antecedentes del proceso de baja. PLAZOS Máximo 10 días hábiles después de haber concluido el proceso
de disposición definitiva de bienes. RESPONSABLE
MAE, RUA
PRODUCTO:- Resolución de baja de bienes
Reporte de baja de los
bienes Nota al SENAPE (Si son activos fijos) Informe a la CGR (Si son activos
fijos)
41
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8.1. Conclusiones
Después de haber
efectuado el presente trabajo, se pudo lograr de manera razonable los objetivos
esperados en el presente
" Diagnostico y Análisis y Procedimiento de Disposición de Activos
Fijos bienes muebles en
la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud", es por esta razón
que concluimos con puntos
muy importantes resaltados a continuación:
El Presente procedimiento
fue elaborado después de haber realizado un análisis de toda la
información del área de
activos fijos de la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud,
también obtuvimos
información referente a la Unidad Administrativa Financiera de la Central
de Abastecimiento y
Suministros de Salud, con el fin de identificar y elaborar procedimientos
de disposición y luego
adecuarlos en la administración y disposición de bienes pertenecientes a
la Central de
Abastecimiento y Suministros de Salud.
La implantación de este
procedimiento en la Central de Abastecimiento y Suministros de Salud
constituirá un
instrumento para reducir errores, eliminar órdenes verbales y decisiones
aligeradas ya que la
cadena de instructivos establecidos en este procedimiento coadyuvarán a
las funciones de
dirección y coordinación referente a las actividades de delegación de labores,
sistemas de
autorizaciones, fijación de responsabilidades y otros de manera que se asegure
la
administración efectiva
por parte de los funcionarios públicos.
El procedimiento de
Disposición de Activos Fijos Bienes Muebles diseñado para la Central de
Abastecimiento y
Suministros de Salud, constituirá un elemento básico del control interno
porque permitirá a la
Máxima Autoridad Ejecutiva como también a la unidad Administrativa
Financiera controlar y
realizar un seguimiento de todas las operaciones y actividades realizadas
por el Área de Activos
Fijos de quien dependen los responsables de su administración. Con el
trabajo efectuado se
lograra establecer información actualizada e inmediata sobre la existencia
de los activos fijos de
acuerdo a las necesidades y requerimientos basados en normativa legal
vigente.
El procedimiento de
Disposición de Activos Fijos Bienes Muebles permitirá a los responsables
realizar los registros en
una base de datos y formularios de activos fijos donde se registrarán la
42
disposición de los
mismos, que permitirán proporcionar una información clara, oportuna, real
y veraz donde se
especificarán las partidas individualizadas sobre la disposición que integra el
activo fijo, para
controlar el manejo y la disposición de los mismos con la debida autorización.
El uso de la base de
datos y formularios ayudara a no cometer errores e identificara a los
responsables de los
activos fijos que se les asigne, no se realizaran actos sin la autorización
escrita o firma
correspondiente.
Se determinará la
existencia de bienes que se encuentran deteriorados, por la falta de una
adecuada conservación
técnica. Se establecerán mantenimientos con el fin de obtener el
rendimiento efectivo de
los bienes en servicio, evitando su deterioro. Toda la información
producida puede ser
utilizada para la toma de decisiones por el Directorio Ejecutivo en cuanto
al uso y optimización de
los activos fijos.
La toma de decisiones
oportuna para la venta, remate, alquiler o desuso de bienes que la
institución que ya no
utiliza.
8.2. Recomendaciones
Se recomienda a la
institución utilizar los formularios, siguiendo todos los pasos y tratamientos
propuestos para los
activos fijos, lo que permitirá lograr eficiencia y eficacia en la disposición
de los mismos.
Se debe realizar cuanto
antes una revalorización de los activos fijos para obtener una
información más
aproximada sobre el costo de los mismos y medir su participación económica
en las actividades de la
institución.
Tomar en cuenta las
funciones que debe realizar el área encargada de los activos fijos en cuanto
a la disposición de
bienes muebles que se detallan en el presente procedimiento.
Realizar inventarios para
establecer mecanismos de control en todas las áreas de manera que se
cuenten con un detalle
del activo que está bajo la responsabilidad de los funcionarios a los que
43
se les asignó los
activos, donde se especifique claramente las características de los bienes bajo
su custodia para que así
exista buena información en el momento de la disposición de los
mismos.
Señalar con exactitud la
existencia de un activo en depósito, arrendamiento, desuso, inservibles,
sustraídos o
siniestrados.
44
BIBLIOGRAFIA
Constitución política del estado (2007). Evo Morales Ayma.
Ley No 1178 (1990). Ley de Administración y Control
Gubernamentales (SAFCO).
Manual de disposición de activo fijos bienes muebles 2012
(Central de Abastecimientos y Suministros de Salud).
Decreto Supremo No 181 (1990). Normas Básicas del Sistema
Administración de Bienes y Servicios.
Decreto Supremo No 181 (1990). Subsistema de disposición de
bienes.
Decreto Supremo No 23318-A (1992). Reglamento de la
Responsabilidad por la Función Pública.
Decreto Supremo No 28565 (2005). Ley de Organización del
Poder Ejecutivo y sus disposiciones
reglamentarias.
Decreto Supremo No 24051 (1994). Reglamento Al Impuesto A
Las Utilidades
Reglamento SABS (1990). Reglamento específico del sistema
de administración de bienes y servicios (RE-SABS)
Norma de contabilidad 4 (2007). Revalorización Técnica De
Activos Fijos
Norma internacional de contabilidad 36 (1998). Deterioro
Del Valor De Los Activos
